Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Verwerkingsverantwoordelijke is Element X BV (voorheen Get Out There BV), Leenstraat 33/2001, 9890 Vurste (Gavere), België, ondernemingsnummer BE 0789.739.554, hierna "Element X", "wij" of "ons".

Je bereikt ons via info@elementx.travel of op +32 478 27 17 64. Zet "Privacy" in het onderwerp, dan komt je vraag meteen bij de juiste persoon terecht.

We verwerken persoonsgegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, hierna "AVG") en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Element X is niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen. Elke privacyvraag wordt intern opgevolgd door het management van Element X.

2. Over wie verwerken we gegevens?

Deze verklaring gaat over iedereen van wie we persoonsgegevens verwerken:

• bezoekers van onze website en volgers op sociale media;
• geïnteresseerden die een formulier invullen, ons mailen, bellen of een WhatsApp bericht sturen, een kennismaking inplannen of reageren op een advertentie;
• deelnemers aan onze expedities, trainingen, events en leiderschapstrajecten, en hun reisgenoten;
• contactpersonen en medewerkers van bedrijven en organisaties die bij ons boeken;
• noodcontacten die een deelnemer aan ons doorgeeft;
• abonnees van onze nieuwsbrief en onze WhatsApp berichten;
• gidsen, X Guides, lokale partners en andere dienstverleners met wie we samenwerken;
• sollicitanten en kandidaat gidsen.

3. Welke gegevens verwerken we?

Welke gegevens we verwerken, hangt af van je relatie met ons. Voor een deelnemer aan een expeditie zijn dat er meer dan voor een websitebezoeker. We vragen nooit meer dan nodig is.

• Identiteit en contact: naam, adres, mailadres, telefoonnummer, taal, geboortedatum, geslacht en nationaliteit.
• Reisdocumenten: paspoortnummer en vervaldatum, een kopie van je paspoort of identiteitskaart, visumgegevens en, waar een bestemming dat vraagt, de gegevens voor vergunningen, bijvoorbeeld voor grensgebieden of natuurparken.
• Vluchten: gewenste vliegklasse, frequent flyer nummer, vluchtschema en boekingsreferenties.
• Gezondheid en fysieke paraatheid: de gegevens uit het medisch formulier, zoals aandoeningen en medische voorgeschiedenis, medicatie en dosering, allergieën, bloedgroep, laatste tetanusvaccinatie, lengte en gewicht, rook en drinkgewoonten, sportieve conditie, zwemvaardigheid, recente kwetsuren, de gegevens van je huisarts en een kopie van je ziekteverzekeringskaart. Ook dieetwensen, voedselintoleranties en resultaten van conditietesten tijdens het voorbereidingstraject horen hierbij. Zie hoofdstuk 4.
• Noodcontacten: naam, relatie en telefoonnummer van de personen die we verwittigen in een noodsituatie.
• Verzekering: de gegevens van je reis, annulatie en bijstandsverzekering, zoals maatschappij, polisnummer en noodnummer.
• Intake en voorbereiding: je antwoorden in het intakeformulier en de behoefteanalyse, zoals motivatie, ervaring, verwachtingen, persoonlijke en leiderschapsdoelen, aandachtspunten voor je gids, en notities uit gesprekken met ons team.
• Facturatie: bedrijfsnaam, ondernemingsnummer, facturatieadres, bankrekeningnummer, betalingen, offertes en facturen.
• Communicatie: mails, WhatsApp berichten (ook met onze AI assistent Mr. X), formulieren, en opnames, transcripties en samenvattingen van gesprekken.
• Beeld en getuigenissen: foto's en video's tijdens de voorbereiding en de expeditie, getuigenissen en feedback.
• Website en advertenties: IP adres, toestel en browsergegevens, bezochte pagina's en gegevens uit cookies en advertentieplatformen, zoals beschreven in ons cookiebeleid.
• Gidsen en dienstverleners: identiteit en contact, ondernemingsgegevens, bankrekening, facturen, kwalificaties en brevetten (bijvoorbeeld eerste hulp), beschikbaarheid en evaluaties.
• Sollicitanten: cv, motivatie, ervaring, referenties en notities uit gesprekken.

4. Gezondheid en paspoort: extra zorg

Gegevens over je gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG. Ook je paspoortgegevens zijn gevoelig. We gaan er daarom extra zorgvuldig mee om.

Waarom we ze nodig hebben

Op onze expedities is er vaak geen ziekenhuis in de buurt en kan een evacuatie uren duren. Je expeditieleider moet daarom weten of je medicatie neemt, waarvoor je allergisch bent en wie we moeten bellen als er iets misgaat. Paspoortgegevens hebben we nodig om vluchten, verzekeringen, visa en vergunningen voor je te regelen.

Op welke rechtsgrond

Gezondheidsgegevens verwerken we met je uitdrukkelijke toestemming (artikel 9.2.a AVG), die je geeft wanneer je het medisch formulier invult en ondertekent. Kan je in een noodsituatie zelf geen toestemming geven, dan delen we de nodige gegevens met hulpdiensten en artsen om je leven of gezondheid te beschermen (artikel 9.2.c AVG). Paspoortgegevens verwerken we omdat dat nodig is om onze overeenkomst met je uit te voeren (artikel 6.1.b AVG) en omdat luchtvaartmaatschappijen en grensautoriteiten ze wettelijk vereisen (artikel 6.1.c AVG).

Wie er toegang toe heeft

Enkel wie het nodig heeft: de expeditieleider en de gidsen van jouw expeditie, en binnen Element X de mensen die je dossier opvolgen. Lokale partners krijgen alleen wat ze nodig hebben, bijvoorbeeld je dieetwensen of je paspoortnummer voor een vergunning. We delen je medische gegevens nooit met je werkgever, ook niet wanneer je werkgever de expeditie betaalt.

Tijdens de expeditie

In de wildernis is er vaak geen bereik. De expeditieleider neemt daarom een vertrouwelijke kopie van de medische fiches en de noodcontacten mee, apart en afgeschermd bewaard. Na de expeditie wordt die kopie vernietigd.

Je toestemming intrekken

Je kan je toestemming altijd intrekken. Zonder actuele medische informatie kunnen we je veiligheid op expeditie echter niet verantwoorden, en dan kan je deelname niet doorgaan. De gevolgen daarvan regelen onze algemene voorwaarden.

5. Waarom verwerken we je gegevens?

Per doel vind je hieronder de rechtsgrond uit artikel 6 AVG.

• Je vragen beantwoorden en een kennismaking plannen: maatregelen op jouw verzoek voor een overeenkomst (artikel 6.1.b) en ons gerechtvaardigd belang om vragen goed op te volgen (artikel 6.1.f).
• Je inschrijving, offerte, facturatie en betalingsopvolging: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6.1.b).
• Je expeditie organiseren en voorbereiden: vluchten, verblijf, vervoer, vergunningen, visa, verzekering, materiaal, het voorbereidingstraject en de communicatie met je groep: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6.1.b), en voor gezondheidsgegevens je uitdrukkelijke toestemming (artikel 9.2.a).
• Je veiligheid en die van de groep, ook in noodsituaties: uitvoering van de overeenkomst, je toestemming en de bescherming van vitale belangen (artikelen 6.1.d en 9.2.c).
• Boekhouding, btw en onze plichten als reisorganisator, waaronder de wet van 21 november 2017 betreffende de verkoop van pakketreizen en de bescherming tegen insolventie via het Garantiefonds Reizen: wettelijke verplichting (artikel 6.1.c).
• Nieuwsbrief en berichten over nieuwe expedities: je toestemming (artikel 6.1.a). Ben je al klant, dan mogen we je ook zonder aparte toestemming informeren over gelijkaardige expedities, zoals de wet toelaat (artikel 6.1.f). Uitschrijven kan altijd.
• Advertenties en het meten van campagnes: je toestemming via de cookiebanner (artikel 6.1.a).
• Zakelijke prospectie: contactgegevens van beroepsmatige contactpersonen, uit publieke bronnen zoals de KBO en het Belgisch Staatsblad of van leveranciers zoals Trendstop en Bizzy: ons gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f).
• Kwaliteit en verbetering: feedback, evaluaties en de analyse van het gebruik van onze website: ons gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f), en voor cookies je toestemming.
• Foto's, video's en getuigenissen: zie hoofdstuk 10.
• Samenwerking met gidsen en dienstverleners: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen (artikelen 6.1.b en 6.1.c).
• Selectie van medewerkers en gidsen: maatregelen voor een overeenkomst (artikel 6.1.b), en je toestemming om je kandidatuur langer te bewaren (artikel 6.1.a).
• Geschillen en claims: ons gerechtvaardigd belang om onze rechten te verdedigen (artikel 6.1.f).

Steunen we op ons gerechtvaardigd belang, dan wegen we dat af tegen jouw belangen. Je kan altijd bezwaar maken, zie hoofdstuk 16.

6. Waar komen je gegevens vandaan?

Meestal van jezelf: via onze formulieren, het intakeformulier, het medisch formulier, mail, telefoon, WhatsApp of in een gesprek. Soms krijgen we gegevens via anderen:

• van je werkgever of van de organisator van een groepsexpeditie of privé expeditie die je inschrijft;
• van de persoon die je bij ons aanbeveelt;
• via Meta (Facebook en Instagram) wanneer je een formulier in een advertentie invult;
• uit publieke bronnen en van leveranciers van zakelijke gegevens, voor contactpersonen bij bedrijven;
• van luchtvaartmaatschappijen, verzekeraars en lokale partners over je boekingen.

7. Gegevens van anderen die je ons bezorgt

Geef je ons gegevens van iemand anders, zoals een noodcontact, een reisgenoot of collega's die je inschrijft, laat die persoon dan weten dat je dat doet en verwijs naar deze verklaring. Gegevens van noodcontacten gebruiken we alleen om hen te verwittigen in een noodsituatie of over je veiligheid tijdens de expeditie.

8. Met wie delen we je gegevens?

We verkopen of verhuren je gegevens nooit. We delen ze alleen wanneer dat nodig is, en nooit meer dan nodig.

Verwerkers die in onze opdracht werken

Deze partijen verwerken gegevens enkel volgens onze instructies en onder een verwerkersovereenkomst of de verwerkersvoorwaarden van de leverancier:

• Odoo, voor ons klantenbestand, offertes, facturatie, de website, mailings en WhatsApp berichten;
• Google Workspace, voor mail, agenda en documenten;
• Tally, voor formulieren zoals het intakeformulier, en Calendly, voor het inplannen van gesprekken;
• Meta (WhatsApp Business), Make en Anthropic, voor ons WhatsApp nummer en onze AI assistent Mr. X;
• Fathom en Plaud, voor het opnemen, uitschrijven en samenvatten van gesprekken;
• Google Analytics, Google Tag Manager en Plausible, voor websitestatistieken, zoals beschreven in ons cookiebeleid;
• onze boekhouder en IT dienstverleners.

Partijen die zelf verantwoordelijk zijn

Voor je expeditie geven we gegevens door aan partijen die ze voor hun eigen opdracht verwerken:

• onze gidsen en X Guides, en lokale partners en agentschappen in het land van bestemming;
• luchtvaartmaatschappijen, accommodaties en vervoerders;
• verzekeraars en bijstandsorganisaties;
• ambassades, visumdiensten, grensautoriteiten en diensten die vergunningen afleveren;
• hulpdiensten, artsen en ziekenhuizen in een noodsituatie;
• het Garantiefonds Reizen bij insolventie;
• banken en betaaldiensten, advocaten en rechtbanken bij een geschil, en overheden wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Je reisgenoten

Voor elke groep maken we meestal een WhatsApp groep en delen we een deelnemerslijst met naam en telefoonnummer, zodat je elkaar al tijdens de voorbereiding leert kennen. Wil je dat niet, laat het ons dan weten.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Veel van onze expedities vinden plaats buiten de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld in Kirgizië, Oman, Ecuador, Patagonië, Mongolië of Pakistan. De gegevens die lokale partners, accommodaties en autoriteiten daar nodig hebben, geven we door omdat dat noodzakelijk is om onze overeenkomst met je uit te voeren (artikel 49.1.b AVG). We beperken ons tot wat strikt nodig is.

Sommige van onze dienstverleners, zoals Google, Meta, Anthropic, Calendly, Fathom en Plaud, zijn gevestigd in de Verenigde Staten of verwerken daar gegevens. We steunen dan op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU US Data Privacy Framework, voor zover de leverancier daarbij aangesloten is, of op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Op vraag bezorgen we je meer informatie over die waarborgen.

10. Foto's, video's en getuigenissen

Tijdens de voorbereiding en de expeditie maken wij en onze gidsen foto's en video's. We delen ze met de groep en gebruiken ze om te tonen wat een Element X expeditie is: op onze website, sociale media, in nieuwsbrieven, presentaties en drukwerk.

• Groepsbeelden en sfeerbeelden gebruiken we op basis van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG), zoals ook vermeld in onze algemene voorwaarden. Je kan hier vooraf of op elk later moment bezwaar tegen maken.
• Herkenbare portretten in advertenties en getuigenissen met je naam publiceren we alleen met je toestemming (artikel 6.1.a AVG).

Maak je bezwaar of trek je je toestemming in, dan gebruiken we geen nieuwe beelden van je en halen we bestaande beelden van onze eigen kanalen voor zover dat redelijk mogelijk is. Drukwerk dat al verspreid is en berichten die anderen gedeeld hebben, kunnen we niet terughalen.

11. Opnames, AI en automatisering

Gesprekken opnemen

Online gesprekken en vergaderingen kunnen we opnemen en laten uitschrijven met Fathom of Plaud, zodat we aandacht hebben voor het gesprek en afspraken correct vastleggen. We melden dat altijd bij het begin van het gesprek. Wil je dat niet, dan nemen we niet op. De samenvatting bewaren we in je dossier.

Onze AI assistent op WhatsApp

Stuur je een bericht naar ons WhatsApp nummer, dan kan Mr. X antwoorden, onze AI assistent. Mr. X stelt zich altijd voor als AI. Om je te helpen, verwerkt Mr. X je bericht, de voorgaande berichten en beperkte gegevens uit je dossier, zoals je expeditie en de vertrekdatum. Daarvoor gebruiken we Make en een taalmodel van Anthropic. Volgens de zakelijke voorwaarden van Anthropic worden je berichten niet gebruikt om AI modellen te trainen. Je kan altijd vragen om een mens te spreken. Deel medische informatie liever niet via WhatsApp, maar via het medisch formulier.

Geen geautomatiseerde beslissingen

We nemen geen beslissingen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor je hebben (artikel 22 AVG). Of je deelneemt aan een expeditie of geselecteerd wordt als gids, beslissen altijd mensen.

12. Nieuwsbrief, WhatsApp en direct marketing

Onze nieuwsbrief versturen we via Odoo. Onderaan elke mail staat een link om je uit te schrijven. Berichten over nieuwe expedities en events via WhatsApp sturen we alleen als je daarvoor toestemming gaf; een kort bericht volstaat om ze te stoppen. Schrijf je je uit, dan houden we je mailadres of nummer op een blokkeerlijst, zodat je geen marketingberichten meer krijgt. Praktische berichten over een expeditie waarvoor je ingeschreven bent, blijf je ontvangen.

13. Cookies

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Welke dat zijn, waarvoor en hoe je ze beheert, lees je in ons cookiebeleid. Cookies die niet strikt noodzakelijk zijn, plaatsen we alleen met je toestemming.

14. Hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor we ze verzamelden, of zolang de wet ons verplicht. Daarna wissen of anonimiseren we ze.

• Medisch formulier, paspoortgegevens, kopieën van je paspoort, identiteitskaart en ziekteverzekeringskaart, noodcontacten en dieetwensen: tot 3 jaar na je laatste expeditie, zodat je bij een volgende expeditie niet alles opnieuw moet doorgeven. Vraag je om ze eerder te wissen, dan doen we dat, behalve wat we nodig hebben om een incident af te handelen. De papieren kopie die de expeditieleider meeneemt, vernietigen we na elke expeditie.
• Intake, behoefteanalyse en gespreksnotities: tot 3 jaar na je laatste expeditie.
• Overeenkomst en communicatie over je boeking: 10 jaar na het einde van de expeditie, de verjaringstermijn voor contractuele vorderingen.
• Facturen en boekhouding: 10 jaar, de wettelijke bewaartermijn.
• Opnames van gesprekken en WhatsApp gesprekken met Mr. X: tot 12 maanden na het gesprek.
• Nieuwsbrief: tot je je uitschrijft. Daarna blijft enkel je mailadres op de blokkeerlijst.
• Foto's en video's: in ons archief zolang ze relevant zijn voor onze communicatie, tenzij je bezwaar maakt.
• Sollicitaties: tot het einde van de procedure, of met je toestemming tot 2 jaar daarna.
• Gidsen en dienstverleners: zolang we samenwerken, en facturen 10 jaar.
• Websitegegevens en cookies: zie ons cookiebeleid.

15. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen: toegang enkel voor wie ze nodig heeft, persoonlijke accounts, versleutelde verbindingen, leveranciers die beveiligingsgaranties bieden, en papieren medische documenten die afgeschermd bewaard en na gebruik vernietigd worden. Gebeurt er toch een datalek met een risico voor je rechten, dan melden we dat binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit. Bij een hoog risico verwittigen we jou ook rechtstreeks.

16. Je rechten

Je hebt de volgende rechten:

• Inzage: je kan vragen welke gegevens we over je verwerken en er een kopie van krijgen.
• Verbetering: je kan onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
• Wissing: je kan vragen je gegevens te wissen, tenzij we ze moeten bewaren, bijvoorbeeld voor de boekhouding of een lopend geschil.
• Beperking: je kan vragen het gebruik van je gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld zolang we nagaan of ze kloppen.
• Overdraagbaarheid: je kan de gegevens die je ons zelf gaf, in een gangbaar digitaal formaat krijgen of laten doorsturen.
• Bezwaar: je kan bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang. Tegen direct marketing kan dat altijd, zonder reden.
• Toestemming intrekken: waar we op je toestemming steunen, kan je die altijd intrekken. Dat raakt niet aan de verwerking van daarvoor.

Stuur je verzoek naar info@elementx.travel met "Privacy" in het onderwerp, of per post naar ons adres. We antwoorden binnen een maand. Bij een complex verzoek kan die termijn met twee maanden verlengd worden; dat laten we je dan weten. Een verzoek is gratis. Twijfelen we aan je identiteit, dan kunnen we je vragen die aan te tonen.

17. Een klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. We zoeken graag samen een oplossing. Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, +32 2 274 48 00, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Woon je in een ander land van de Europese Unie, dan kan je ook terecht bij de toezichthouder daar, in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens.

18. Minderjarigen

Onze groepsexpedities staan open vanaf 18 jaar. Nemen minderjarigen deel aan een privé expeditie, bijvoorbeeld met het gezin, dan verwerken we hun gegevens alleen met de toestemming van een ouder of voogd, die ook de formulieren voor hen invult, inclusief het medisch formulier. Onze website richt zich niet tot kinderen jonger dan 16 jaar.

19. Wijzigingen en toepasselijk recht

We passen deze verklaring aan wanneer onze werking of de wet verandert. De datum bovenaan toont de laatste versie. Bij belangrijke wijzigingen verwittigen we deelnemers met een lopende inschrijving per mail. Op deze verklaring is het Belgisch recht van toepassing.

20. Contact

Vragen over je privacy of over deze verklaring? Mail naar info@elementx.travel met "Privacy" in het onderwerp, bel +32 478 27 17 64 of schrijf naar Element X BV, Leenstraat 33/2001, 9890 Vurste (Gavere), België. Lees ook onze algemene voorwaarden en ons cookiebeleid.